בעמוד הזה
בקצרה: עצמאי שנותן שירות, עם מחזור של עד 2,150,000 ₪ בשנה, לא חייב לפי הוראות מס הכנסה בהנהלת חשבונות כפולה. בדרך כלל מספיקה לו מערכת חשבוניות, יחד עם רואה חשבון שמגיש את הדוחות. תוכנה מלאה להנהלת חשבונות נחוצה כשהעסק חייב בכך לפי החוק, או כשרוצים לנהל את הספרים בעצמו ולא לשלם על זה למשרד. הסף תלוי בסוג העסק: לקמעונאי הוא 3,800,000 ₪ או 7 מועסקים, ולסיטונאי 6 מועסקים, גם בלי קשר למחזור.
מה ההבדל בין שתי המערכות
מערכת חשבוניות מפיקה את המסמכים שהעסק נותן ללקוחות: חשבונית מס, קבלה, הצעת מחיר. רוב המערכות מפיקות גם סיכום של ההכנסות לתקופה, ורואה החשבון משתמש בו כדי להכין את הדוחות.
תוכנה להנהלת חשבונות רושמת את כל הכסף שנכנס ויוצא מהעסק, לא רק את מה שהעסק גבה. היא קולטת גם הוצאות, תשלומים לספקים ומשכורות, משווה את הרישומים לחשבון הבנק ומפיקה ממנו דוחות. בחלק מהתוכנות אפשר גם להפיק חשבוניות, ובחלק לא.
מה זה הנהלת חשבונות כפולה, בלי מילים גדולות
בהנהלת חשבונות רגילה, שנקראת “חד־צידית”, רושמים רשימה אחת של הכנסות ותשלומים, כמו פנקס. בהנהלת חשבונות כפולה, כל תנועה נרשמת בשני מקומות: מאיפה הכסף בא, ולאן הוא הלך.
דוגמה: לקוח שילם 1,000 ₪ בהעברה. בחד־צידית רושמים שורה אחת: “הכנסה, 1,000 ₪”. בכפולה רושמים שהחוב של הלקוח ירד ב־1,000 ₪, ושהיתרה בבנק עלתה ב־1,000 ₪. בסוף, סכום כל הצדדים חייב להיות שווה. אם הוא לא שווה, יש טעות, והיא מתגלה מיד.
היתרון הוא שבכל רגע אפשר לדעת מה יש לעסק ומה הוא חייב: כמה לקוחות עוד לא שילמו, כמה העסק חייב לספקים, וכמה כסף יש בבנק. בפנקס של הכנסות ותשלומים אי אפשר לראות את זה.
מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה
החובה קבועה בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל“ג–1973, ויש בהן פרק נפרד לכל סוג עסק. אלה הספים לסוגים הנפוצים:
| סוג העסק | חייב בהנהלת חשבונות כפולה כש… |
|---|---|
| נותן שירות, וכל עסק שאין לו פרק משלו בהוראות | המחזור עולה על 2,150,000 ₪ |
| קמעונאי (מוכר לצרכן) | המחזור עולה על 3,800,000 ₪, או שיש 7 מועסקים או יותר |
| סיטונאי | המחזור עולה על 3,800,000 ₪, או שיש 4 מועסקים או יותר |
| יצרן | המחזור עולה על 3,800,000 ₪, או שיש 18 מועסקים או יותר |
| קבלן בניין | המחזור, או עלות הבנייה, עולים על 3,800,000 ₪ |
| סוכנות ביטוח, תחנת דלק | תמיד |
שלושה דברים שכדאי לדעת על הטבלה:
- המחזור כולל מע“מ. לפי ההגדרה בהוראות, המחזור הוא סכום המכירות והשירותים “לרבות מסים עקיפים”. הוא נמדד לפי השנה הקודמת.
- גם הבעלים נספרים כמועסקים. לפי ההגדרה בהוראות, “מועסק” כולל את הבעלים, בני משפחה שעובדים בעסק ושותפים. מי שעובד עד 4 שעות ביום נספר כחצי.
- הסכומים כתובים בהוראות עצמן ומשתנים רק כשמתקנים אותן. לא מצאנו מנגנון שמעדכן אותם אוטומטית כל שנה. לפני שמחליטים, כדאי לוודא עם רואה החשבון.
נותן שירות עם מחזור של 820,000 עד 2,150,000 ₪, או עם 5 מועסקים ומעלה, עדיין לא חייב בכפולה. אבל הוא חייב בספרים מפורטים יותר מעסק קטן, ביניהם רשימת יתרות של לקוחות וספקים בסוף השנה.
מה תוכנה מלאה נותנת, מעבר לחשבוניות
- התאמות בנקים. התוכנה משווה כל שורה בדף הבנק לרישום בספרים, ומסמנת מה לא מתאים: תשלום שנכנס בלי חשבונית, או הוצאה שלא נרשמה. זה מה שמונע הפתעות בסוף השנה.
- דוח מע“מ ומקדמות. דוח מע”מ מסכם כמה מע“מ העסק גבה מלקוחות וכמה שילם על הוצאות, ומה נשאר לשלם. מקדמות הן תשלומים קבועים של מס הכנסה על חשבון המס השנתי. לפי תקנות מס ערך מוסף, עסק עם מחזור קטן מגיש דוח מע”מ כל חודשיים, ועסק גדול יותר כל חודש. גם מערכת חשבוניות טובה מפיקה את הסיכום הזה, אבל רק מההכנסות שעברו דרכה.
- ניכוי מס במקור ודוח 856. עסק שחייב לנכות מס במקור מתשלומים לספקים, כלומר להעביר חלק מהתשלום ישירות למס הכנסה, צריך להגיש עד 31 במרץ דוח שנתי שמרכז את כל הניכויים של השנה הקודמת. זה דוח 856. לפי תקנות מס הכנסה (ניכוי מתשלומים בעד שירותים או נכסים), מי שחייב בהנהלת חשבונות כפולה חייב להגיש אותו דרך המחשב. אם העסק שלכם חייב לנכות מס מספקים, רואה החשבון יכול לומר. לא כל עסק חייב.
מתי מערכת חשבוניות ורואה חשבון מספיקים
- העסק נותן שירות, והמחזור רחוק מ־2,150,000 ₪.
- אין מלאי, ואין הרבה ספקים שמקבלים תשלום קבוע.
- רואה החשבון ממילא מגיש את דוח המע“מ, המקדמות והדוח השנתי, ומקבל מכם את ההוצאות.
במצב כזה, תוכנה מלאה תהיה בעיקר עוד מנוי. היא משתלמת כשרוצים לעשות לבד חלק ממה שהמשרד עושה, ולשלם לו פחות, או כשהעסק מתקרב לסף.
מה לבדוק לפני שבוחרים תוכנה להנהלת חשבונות
- שהמסלול כולל הנהלת חשבונות כפולה, ולא רק חד־צידית. בריווחית אונליין זה כבר במסלול Basic, ב־120 ₪ לחודש בתשלום שנתי. ב-Account-IT זה במסלול “הנהלת חשבונות”, ב־39.90 ₪ לחודש בתשלום שנתי. המחירים לפני מע“מ.
- שרואה החשבון יכול להיכנס. בריווחית אונליין הגישה לרואה החשבון מתחילה רק במסלול Plus, ב־170 ₪. במסלול Basic אין גם הפקת חשבוניות. ב-Account-IT לא מצאנו באתר פירוט של גישה לרואה חשבון חיצוני.
- שיש קליטה של דפי בנק והתאמות בנקים, כולל כרטיסי אשראי.
- שיש ניכוי במקור ודוח 856, אם העסק חייב בהם. ב-Account-IT זה מופיע במסלול “הנהלת חשבונות”.
- כמה עולה לעזוב. בריווחית אונליין, הורדת הנתונים מהענן למחשב עולה 50 ₪.
- אם המחיר פורסם בכלל. חשבשבת, פריוריטי זום, רמפלוס ו-SAP Business One לא מפרסמות מחיר באתר. צריך לבקש הצעה.
את כל התוכנות, המחירים והמסלולים אפשר לראות בהשוואת התוכנות להנהלת חשבונות.